Já faz alguns anos que o principal assunto no mundo contábil é a disrupção tecnológica, a automatização de processos e a robotização dos escritórios. Apesar de não ser mais uma grande novidade, quebramos a barreira de mais uma década e chegamos a 2020 com a obrigação de manter de forma constante a abordagem desses temas.
E quer saber o por quê? Simplesmente pelo fato de que ainda há – acredite! – muita resistência em romper com os processos à moda antiga, apesar dos crescentes benefícios que são apresentados quando exemplificamos o uso dos robôs na rotina contábil e fiscal. Por isso, para auxiliar nesse caminho, listamos 5 passos para robotizar um escritório contábil.
Os segredos para robotizar a contabilidade
Antes de entrar nos 5 passos de forma direta, é importante falar sobre os segredos por trás dessa robotização. Todo gestor em qualquer corporação tem como desafio principal elevar o nível de performance da área que cuida. Fatores como traçar estratégias para motivar os colaboradores, encontrar caminhos para gerir melhor o tempo e, principalmente, otimizar os processos de trabalho para evitar rotinas repetitivas são as necessidades mais urgentes de serem resolvidas.
Quando falamos em contabilidade, isso é elevado ao cubo, pois os prazos são apertados e o trabalho depende do cliente para que o trabalho seja feito em tempo hábil e com as informações corretas.
É aí que automação de processos robóticos (ou RPA, na sigla em inglês) está mudando rapidamente as operações contábeis e financeiras, sem dúvida as que mais necessitam dessa modernização da tecnologia.
Mas uma pergunta permanece. Por quê? Por que o RPA está se tornando tão popular? Por que isso está tornando a robotização na contabilidade um termo que deve ser visto com atenção?
De largada podemos dizer que o RPA pode ser usado para reduzir as tarefas de transcrição de dados em 80% nas parte de escrituração contábil – quando falamos de contas a pagar, fechamento financeiro, contabilidade tributária e muito mais.
A robotização na contabilidade é uma solução cada vez mais popular para sistemas legados limitados e díspares, como ERPs encontrados nas operações financeiras e contábeis dos clientes, que afetam diretamente a eficiência operacional das operações de fluxo de caixa e de backoffice das empresas. Ou seja, sem o RPA, o resultado é prejuízo certo!
A robotização que evita prejuízos
O mercado contábil tem se mostrado cada vez mais competitivo. Ao mesmo tempo em que surgem contabilidades digitais, que oferecem serviços de forma completamente online, cobrando muito menos que a contabilidade tradicional, surgem competidores com escritórios-padrão que encontraram na otimização de processos via robotização o diferencial para conquistar uma parcela significativa do mercado.
Para quem já está operando há tempos e conhece as nuances do mercado de contabilidades, o foco é otimizar os processos de modo que seja possível dirimir os erros e evitar prejuízos.
Quando, por meio de robotização, uma contabilidade consegue ter mais controle sobre o processo de escrituração, desde a entrada das notas, passando pela apuração de impostos, até a transmissão dos arquivos SPED, elimina-se boa parte dos erros, já que a operação humana é, em boa parte, substituída por processos automatizados.
Diminui-se custos fixos de folha, diminui-se custos com turnover de clientes por conta de erros, diminui-se o tempo gasto para o processamento total das rotinas fiscais dos clientes da contabilidade.
Estima-se que uma contabilidade que conta com robotização em todos os processos chega a ter resultados até 60% maiores que um escritório contábil que ainda faz tudo de forma manual!
Os 5 passos para robotizar o escritório contábil
1 – Os 5 passos para robotizar o escritório contábil: Supervisão
Na lista de 5 passos, começamos pela Supervisão. Aqui, a Auditto dá esse nome pois é na gestão completa dos documentos fiscais eletrônicos que a contabilidade precisa focar de início. Com aplicação de robotização, monitoramos todas as obrigações transmitidas ao FISCO nos últimos 5 anos, com o comparativo entre as obrigações acessórias e pagamentos.
Já pensou ter esse controle em mãos? Sem ter de fazer tudo de forma manual? Quer dizer, é até injusto comparar com o processo manual, visto que seria humanamente impossível cumprir a rotina de gestão completa para todos os clientes da contabilidade, olhando um por um, garantindo que não houvesse nenhum erro. Concorda? Pois, bem… com os robôs atuando por você, além de velocidade, há segurança no processo e a certeza de qual o cenário dos clientes da contabilidade.
2 – Os 5 passos para robotizar o escritório contábil: Qualidade
Eu aposto que seus olhos já brilharam só de imaginar ter o controle completo com a supervisão de todo cenário fiscal dos CNPJs que você gerencia sem ter de multiplicar o número de colaboradores ou fazê-los trabalhar dia e noite para tal checagem.
Mas, quer saber uma coisa? Apenas o passo um não resolve a questão! Na supervisão, o Auditto entrega uma análise quantitativa, mas é preciso entender a QUALIDADE do que está sendo entregue pelo seu time.
Nesse estágio, os robôs do Auditto fazem uma auditoria dos SPEDs, cruzando as Notas Fiscais Emitidas e Recebidas. O intuito é identificar não apenas se as obrigações foram entregues, mas se houve alguma divergência nos dados, SPEDs em branco, enfim… Quando tratamos a análise qualitativa chegamos a uma conclusão precisa do cenário dos últimos 5 anos da base de CNPJs cadastrados.
3 – Os 5 passos para robotizar o escritório contábil: Documentos
Um dos grandes gargalos da operação contábil é a gestão dos documentos fiscais dos clientes da contabilidade. Quando o processo é feito de forma manual, os atrasos de input de informações são constantes, bem como o erro no cadastramento dos dados.
No sistema Auditto, a robotização engloba toda a movimentação, em tempo real, de entrada e saída dos documentos de clientes. E nesse ponto estamos falando de uma ampla gama de documentos: NFe, CTe, SAT, NFCe, Notas de Serviços. Ao automatizar essa gestão dos documentos, ganha-se assertividade e controle, dois elementos importantíssimos para uma contabilidade apresentar como diferencial competitivo atualmente.
4 – Os 5 passos para robotizar o escritório contábil: Escrituração
Bom, a essa altura é ‘chover no molhado’ falar, novamente, que “trata-se de um gargalo”, ou que é “algo que toma tempo e dinheiro das contabilidades”… Mas fato é que a escrituração é um alvo importantíssimo do processo robotizado visto sua importância no cenário fiscal e contábil.
No quarto passo da robotização do escritório, o Auditto faz o tratamento das entradas, regras fiscais e produtos para lançamento automatizado nos sistemas de escrituração. Novamente é preciso refletir sobre o ganho absurdo que se tem ao robotizar esses processos.
5 – Os 5 passos para robotizar o escritório contábil: Transmissões
Chegamos ao quinto e último passo, que fecha esse ciclo do tratamento do processo fiscal. Depois de ter tudo pronto e auditado, com cada detalhe mapeado pelos robôs que garantem a qualidade dos arquivos fiscais, o Auditto faz a transmissão dos SPEDs sem interferência humana.
É isso mesmo! Além da auditoria, gestão e escrituração, nossos robôs atuam na transmissão, sem que ninguém manipule arquivos, programas e certificados. Incrível, né?!
Robotização contábil = melhores resultados
Colocando em prática os 5 passos para robotizar seu escritório contábil, você ganha tempo, mostra resultados incríveis e fideliza seu cliente com uma só tacada! Robotizar seu escritório contábil é uma necessidade para se destacar no mercado. Para isso, escolha a Auditto!