A transição para o regime da CBS/IBS já não é mais uma hipótese: é a nova base tributária que todas as empresas deverão dominar.
Para quem já lida com volume, fluxo fiscal complexo e múltiplos sistemas de dados, o real inimigo não será o tributo: será a fragilidade da governança fiscal e da qualidade dos dados.
Neste contexto, erros de compliance que antes passavam ou eram corrigíveis, serão agora escaláveis e cruéis: rejeições, glosas de crédito, inconsistências em SPED, autuações e danos à reputação.
A seguir, os principais erros que a reforma vai punir com mais rigor, o porquê dessa gravidade e o que deve ser feito já.
1. Subestimar a qualidade e rastreabilidade dos dados fiscais
Por que esse será o mais crítico
Sob o regime atual, muitas empresas ainda operam com cadastros incompletos, notas complementares inseridas “na mão”, chaves de acesso perdidas, XMLs não baixados ou notas de terceiros registradas fora de sistema.
Com a CBS/IBS, cada operação, cada documento fiscal, cada crédito vai depender de:
- preenchimento correto,
- cruzamento de dados robusto,
- rastreamento desde a emissão até a escrituração.
Quando a fiscalização migrar para apurações assistidas e cruzamentos automáticos, qualquer falha de origem se transforma em risco de multa, glosa, ou rejeição.
Erros comuns
- cadastros de produtos/serviços desatualizados ou inconsistentes (NCM, CST, descrição genérica, classificador fiscal errado);
- uso de notas manuais, fora do ERP, sem integração clara;
- perda ou falha no arquivamento de XMLs de terceiros;
- ausência de reconciliação entre XML, ERP, estoque e escrituração.
Impacto provável
Empresas que hoje “recolhem os dados” vão, em 2026, precisar provar a origem e a validade de cada operação. A falta de rastreabilidade significa risco de crédito glosado, autuação retroativa ou até rejeição da escrituração.
2. Misturar regimes tributários sem controle claro
O desafio do ambiente híbrido
De 2026 em diante, haverá um longo período de coexistência entre o modelo antigo e o novo: tributos tradicionais, apurações antigas, créditos anteriores — tudo isso ao lado da CBS/IBS.
Essa convivência exige:
- controles de regime por operação,
- escrituração distinta por fonte tributária,
- cruzamentos consistentes entre regimes para evitar créditos inflados ou débitos subestimados.
Onde a maioria tropeça
- uso da mesma classificação tributária para produtos/serviços antigos e novos;
- falta de segregação clara de entradas/saídas conforme o regime aplicável;
- escrituração única sem distinção de regime para todas as operações.
Consequência
Se os regimes se misturam sem critério, a empresa criará “áreas cinzentas” fiscais — créditos indevidos, débitos subapurados, divergência de SPED e risco de penalidade grave quando o cruzamento automático estiver de pé.
3. Contar com processos manuais ou auditorias pontuais
O erro de pensar que “vai dar tempo de corrigir”
Em um ambiente de alto volume, com novas regras, campos obrigatórios e cruzamentos automáticos, o modelo ideal de compliance é contínuo.
Auditorias anuais ou revisões trimestrais serão insuficientes.
Cenários de falha
- notas geradas fora do ERP ou com input manual introduzem erro humano;
- conferência manual de XMLs ou parâmetros tributários falha em momentos de pico de movimento;
- relatos de “ok” genérico sem rastreabilidade estruturada.
O que muda em 2026
Cada erro humano, cada digitação equivocada será exposto automaticamente em sistemas de fiscalização, deixando as empresas vulneráveis não apenas a autuações, mas a retrabalho massivo, glosa de créditos e riscos operacionais.
4. Falta de integração entre fiscal, financeiro e operação
Por que a separação de áreas será insustentável
Com a CBS/IBS o impacto tributário e o impacto de fluxo de caixa passam a caminhar juntos. Uma nota fiscal com tributação diferente ou nova classificação pode afetar:
- apuração de crédito/débito,
- fluxo financeiro (retenções, compensações, crédito tributário),
- preço de venda,
- custo e margem.
Se fiscal, financeiro e operação não estiverem integrados, a empresa vai sofrer com desalinhamentos dolorosos.
Exemplos de falhas
- classificação tributária divergente entre o pedido de venda e o financeiro;
- notas emitidas com CST antigo mas lançadas com lógica nova;
- créditos tributários provisionados sem controle de cruzamento com SPED e fluxo de caixa;
- atraso na conciliação fiscal e financeira.
Risco real
Falha de integração = dados inconsistentes = apuração errada + risco de glosa + desequilíbrio de caixa. Para médias e grandes empresas, isso pode se converter em contingência fiscal ou impacto direto na liquidez.
5. Subestimar o novo grau de vigilância das autoridades
O que muda no perfil de fiscalização
Com a Reforma, espera-se que:
- sistemas de cruzamento automático e big data sejam usados com mais frequência;
- rejeições de notas por layout incorreto (ex: campos obrigatórios de CBS/IBS ausentes) se tornem regra;
- auditorias e autuações fiscais sejam iniciadas com base em inconsistências de cadastro, classificação ou dados estruturais — não mais apenas focadas em valores.
Erro estratégico
Ignorar esse novo perfil de fiscalização, crer que “vai dar tempo de corrigir depois”, ou manter complacência no compliance, é deixar a empresa vulnerável.
O que muda
O valor da autuação não será o principal problema: será o custo do retrabalho, a perda de créditos acumulados e o risco à reputação da empresa. Para contadores e gestores fiscais, a exigência será clara: compliance permanente e dados impecáveis.
6. Como evitar as armadilhas: um plano de compliance reforçado
Para se preparar de forma concreta e realista, vale adotar algumas práticas estruturantes:
6.1. Padronização e controle de cadastros
Revisar toda a base de produtos e serviços, padronizar NCM, CST e classificações tributárias, garantir uniformidade entre sistemas, eliminar dados redundantes ou inconsistentes.
6.2. Automação fiscal e auditoria contínua
Implementar rotinas automáticas para:
- emissão fiscal,
- validação de XML,
- conferência de CST/NCM,
- cruzamento com estoque e contabilidade,
- auditoria pré-entrega de obrigações,
- monitoramento permanente de inconsistências.
6.3. Integração entre fiscal, financeiro e operação
Garantir que:
- todos os departamentos falem a mesma “linguagem tributária”,
- os lançamentos contábeis e financeiros sejam sincronizados com a emissão fiscal,
- o fluxo de caixa reflita corretamente créditos/débitos tributários.
6.4. Treinamento e governança fiscal
Capacitar equipes fiscais e contábeis, definir responsáveis claros por classificação, emissão, revisão e auditoria. Formalizar políticas internas para emissão, revisão e aprovação de documentos fiscais.
6.5. Monitoramento de riscos e preparo para auditoria
Criar rotina de monitoramento das notas rejeitadas, divergências em cadastros, documentos emitidos fora do padrão, XMLs faltantes ou inconsistentes — com plano de ação imediato para correção.
7. O papel da Auditto: montar a governança fiscal antes da crise
Para quem enxerga a transição como oportunidade, não como problema, a fragilidade de compliance é o grande “buraco de segurança” da Reforma.
A Auditto combina automação fiscal, rastreabilidade, auditoria contínua e integração entre fiscal, contábil e financeiro. Com isso:
- reduz a chance de rejeição ou autuação,
- dá visibilidade real sobre créditos, débitos e obrigações,
- assegura consistência entre nota, estoque, SPED e apuração,
- mantém a operação alinhada com a realidade jurídica.
Para empresas medianas ou grandes, que precisam navegar 2026 com segurança, esse tipo de governança deixa de ser diferencial e vira pré-requisito de sobrevivência.
A CBS/IBS não será uma provocação dura à qualidade de dados, à consistência de processos e à governança interna.
Erros de compliance que antes eram corrigíveis ou ignorados serão tratados com rigidez. O risco não será apenas financeiro, mas operacional, contábil e reputacional.
Empresas e escritórios que hoje fortalecem controles, automação e governança estarão à frente. As demais correrão para apagar incêndios com custo alto e riscos estruturais.
Para quem quer se preparar de fato, agir com antecipação e construir bases sólidas, essa transição pode representar não um problema, mas um salto de maturidade fiscal.
Login com Microsoft