Documentos fiscais: a importância dos softwares

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Documentos fiscais: a importância dos softwares

Com a automatização de processos fiscais cada vez mais presente nas rotinas de serviços de empresas que emitem ou recebem notas fiscais, é necessário ter à mão ferramentas tecnológicas que garantam o compliance empresarial. Contratar um bom software fiscal permite não só averiguar se a totalidade dos documentos fiscais está sendo reconhecida por uma empresa e se existe ciência de todos os documentos, como também possibilita armazená-los e até mesmo auditar a veracidade e a qualidade da informação embutida naquele documento fiscal, apontando inconsistências ou erros de preenchimento nas declarações, ou mesmo na transmissão desses dados aos sistemas do Fisco.

É importante ressaltar que um software de gestão de documentos fiscais precisa abranger todos os detalhes da operação completa de uma empresa, minimizando possíveis erros. “Não adianta capturar estes documentos e não saber, dentro do documento, se a destinação do item está correta, se a forma como ele está entrando na operação está correta e não saber exatamente de quais itens se pode tomar crédito, para quais finalidades são esses itens, os tributos incidentes sobre cada um deles, quais tipos de crédito podem ser tomados e mais minúcias de uma operação”, sentencia Celso Teixeira, gerente de inside sales da Auditto.

Os erros mais comuns na gestão de documentos fiscais ou na gestão de uma operação acontecem devido ao fato de que grande parte das empresas brasileiras têm dificuldade de coordenar a abrangência de todos os seus documentos fiscais, seja por erros internos ou externos, como, por exemplo, em operações de grande volume onde um único dado esteja faltando na saída de uma nota fiscal. Isso pode causar divergências entre os registros no sistema da empresa e a base de dados da Secretaria da Fazenda, na validação dos arquivos. No caso de entradas de notas, os erros podem ser ainda maiores, como não conseguir ter certeza se uma nota foi emitida contra um CNPJ de uma empresa, o que é uma falha de organização perigosa para o negócio, uma vez que essa emissão fica registrada nos sistemas da Sefaz e a empresa não consegue informar a mesma coisa em suas declarações.

Outro problema comum no mercado é a existência de ferramentas e softwares de gestão de documentos fiscais que não se comunicam diretamente com a Sefaz. Tais programas buscam as saídas na base de dados do cliente para apuração, mas não permitem fornecer os dados de entradas de documentos para destinação das mercadorias, não conseguindo abranger toda a operação fiscal de uma empresa.

A consequência desses lançamentos errados, ou dessas inconsistências geradas entre o que a empresa informa ao Fisco e o que o Fisco já tem de informação sobre essas operações, é atrair a atenção das entidades fiscalizadoras para a sua área de gestão fiscal. Tais inconformidades podem ser enquadradas em uma das várias multas e punições previstas em lei, fazendo com que seu negócio possa perder créditos aos quais teria direito, por exemplo, ou benefícios, como abatimento de impostos, acarretando grandes prejuízos que podem ser evitados com uma ferramenta eletrônica completa de gestão fiscal.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]