A emissão de notas é muito importante para que a empresa realize seus processos de compra dentro da lei e de forma organizada. Mas, por ser um documento totalmente digital, é possível que alguns problemas aconteçam. Os principais envolvem instabilidade de conexão com a internet e questões técnicas com a SEFAZ (Secretaria da Fazenda). E, então, a transmissão de dados para a SEFAZ não é feita.
Para esses casos, existe a NF-e em contingência. Trata-se de uma alternativa para situações em que o processo diário de emissão falha. Muitas vezes, os contribuintes têm dúvidas sobre como esse tipo de nota funciona e quando ela realmente pode ser usada.
Para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto, criamos este post. Veja as informações!
O que é a NF-e em contingência e quais são seus tipos?
O modo de emissão em contingência é utilizado para as situações em que há problemas técnicos na SEFAZ ou no sistema do contribuinte e não é possível fazer a transmissão do documento eletrônico em tempo real.
Trata-se, portanto, da emissão da NF-e sem a prévia autorização do Fisco. Com ela é possível fazer a emissão da nota sem evitar atrasos e problemas com mercadorias e entregas.
Convém destacar que utilizar o modo de contingência em excesso pode caracterizar uso indevido do programa emissor. O uso indevido, inclusive, pode levar a multas e penalidades, conforme a SEFAZ de origem do contribuinte.
De acordo com o Manual de Contingência, existem quatro modalidades de emissão em contingência: Formulário de Segurança; Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico (FS-DA); Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN); e Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DEPC).
1. Formulário de Segurança
Trata-se de uma alternativa simples, que é usada para os casos em que há algum impedimento em relação à autorização do uso da NF-e, como problema de acesso à internet ou de indisponibilidade da SEFAZ de origem do emissor.
O emissor, nesse caso, opta pela emissão da NF-e em contingência com a impressão do DANFE em Formulário de Segurança. Quando os problemas forem resolvidos, o envio das NF-e emitidas nessas situações à SEFAZ deverá ser feito. Atenção: apenas as empresas que têm estoque de Formulário de Segurança poderão usar o impresso fiscal para a emissão do DANFE.
2. Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico (FS-DA)
Trata-se de uma alternativa bastante parecida com a citada acima. Nesse caso, a impressão do formulário de segurança deve ser feita em duas vias e em papel-moeda. Uma via é para a guarda do destinatário e a outra para a guarda do emitente durante o prazo previsto em lei.
A ocorrência deverá ser realizada em um livro feito para isso. Quando o problema for solucionado, a transmissão da nota à Sefaz deverá ser feita. Caso contrário, o documento emitido em FS-DA não terá validade. Esse tipo de emissão em contingência dispensa infraestrutura e pode ser ativado a qualquer momento.
3. Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN)
Este sistema deve ser utilizado quando a Sefaz não está disponível. É uma alternativa parecida ao ambiente da Sefaz de Origem, mas em estrutura de WebService. O Scan recebe e autoriza a NF-e, assim como o WebService da SEFAZ, além de imprimir o DANFE em papel comum. No entanto, ele só pode ser utilizado mediante a autorização da própria secretaria.
A NF-e autorizada pelo Scan deve ser transmitida ao ambiente da SEFAZ. A consulta poderá ser feita no Scan e na SEFAZ. Para que não as notas não fiquem duplicadas, o Scan trabalha com as numerações entre 900 e 999.
4. Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DEPC)
Esta alternativa permite a autorização da NF-e em contingência com o registro prévio do resumo das notas emitidas. Nesse caso, não há a autorização da NF-e, mas um registro declarando que a NF-e precisou ser emitida em contingência.
O sistema está sempre ativo e pode ser solicitado sempre que a empresa não conseguir conexão com a SEFAZ Origem. A impressão do DANFE é feita em papel comum. É uma alternativa bastante utilizada para emissão quando há falhas na emissão normal.
Como emitir uma NF-e em contingência?
Há diferentes formas e possibilidades de emitir a NF-e de contingência. Por se tratar de um processo que demanda tempo e atenção, é preciso evitar ao máximo os erros, retrabalhos e problemas junto à SEFAZ.
Para isso, um software de automação com o sistema ERP pode ser bastante eficaz. A tecnologia permite a organização e o gerenciamento, as notas podem ser geradas conforme a legislação do estado em questão e os problemas fiscais são reduzidos.
O sistema da Auditto trabalha em complemento ao ERP e emite e controla toda a gestão dos documentos fiscais em um mesmo painel, incluindo a emissão de contingência. O grande diferencial é o fluxo de validação. O sistema faz uma varredura de todos os elementos a fim de destacar a conformidade do documento.
Caso exista alguma informação incorreta, o sistema sinaliza quais são as inconformidades. Depois disso, a emissão é 100% efetuada e é possível fazer a consulta no site da SEFAZ.
A NF-e em contingência é uma alternativa para quando há problemas de emissão de notas fiscais. Para cada caso existe uma modalidade recomendada e que deve ser seguida conforme o Manual de Contingência. É preciso ter muita atenção durante todo o processo para que erros não sejam cometidos, por isso um software de automação com sistema ERP é tão importante — além de evitar qualquer tipo de problema fiscal.
Nós, da Auditto, cuidamos da sua gestão fiscal por meio de soluções tecnológicas que otimizam os processos e inserem segurança na rotina. Acesse o nosso site, fale com a gente e veja como podemos ajudar a sua empresa!
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