Gestão de DFE: como consultar NF-e sem certificado digital?

Gestão de DFE: como consultar NF-e sem certificado digital?

O Confaz (Conselho Nacional de Política Fazendária) publicou os ajustes Sinief 16/18 e 17/18 que passam a exigir o certificado digital para empresas que precisam consultar NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), CT-e (Certificado de Conhecimento Eletrônico) e outros documentos fiscais à partir de janeiro de 2019. A exigência engloba inclusive o site da Sefaz nacional. E isso impacta diretamente na gestão de DFE das empresas.

Como a consulta de NF-e utilizando a chave de acesso da Nota Fiscal eletrônica era feita por meio do portal da Sefaz ou Fsist até o final de 2018, agora, depois da alteração da Confaz, só será possível realizar essa consulta utilizando o certificado digital ou utilizando o sistema Auditto.

Essa mudança afeta diversas empresas que precisam consultar as notas fiscais. Mas o que afeta? Como proceder? Quais os prejuízos e vantagens?

Para entender um pouco melhor sobre como consultar NF-e e CT-e com e sem certificado digital é necessário estar totalmente atualizado sobre o assunto, sua obrigatoriedade e importância na segurança de documentos fiscais.

O que é o Certificado Digital?

O certificado digital é a identidade digital da pessoa física e jurídica no meio eletrônico. Essa assinatura eletrônica garante a autenticidade, confidencialidade, integridade e não repúdio dos documentos e declarações, garantindo validade jurídica em todas as operações que são realizadas eletronicamente, em especial para empresas que emitem nota fiscal eletrônica.

Ter um certificado digital proporciona segurança e confiabilidade no processo de emissão e na gestão de DFE. Dessa forma, durante uma fiscalização, a prefeitura ou a Sefaz podem identificar alterações indevidas nos documentos fiscais.

Os certificados podem ser de dois tipos:

– A1 – é emitido e armazenado no computador ou no dispositivo móvel (smartphone ou tablet), podendo ser utilizados em várias máquinas para validação dos dados. Tem validade de 1 ano.
– A3 – é emitido e armazenado em mídia física criptográfica (Cartão ou Token), podendo ser levado de um local para outro sem a necessidade de utilização em um único computador autorizado. Tem validade de 1 a 3 anos.

Como utilizar o certificado para baixar XML?

A consulta de NF-e deve ser feita por diversos motivos, mas principalmente porque é obrigatório o armazenamento desses documentos fiscais por um período de 5 anos. Além disso, a consulta elimina o risco do CNPJ deixar Notas Frias passarem despercebidas.

Já o XML é o formato padrão para registro das informações relativas às notas fiscais eletrônicas, uma versão digital da nota fiscal.  A nota fiscal é emitida quando existe a venda de um produto. Esse arquivo obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal. O princípio do XML é que ele pode ser lido por vários tipos de software, como, por exemplo, os específicos disponíveis na Receita Federal.

Por esse motivo, baixar os arquivos Nota Fiscal Eletrônica, Conhecimento de Transporte Eletrônico  e outros documentos fiscais necessitam da presença do certificado digital, pois os órgãos fiscalizadores, como a Sefaz (Secretaria da Fazenda) e prefeituras, apuram se os dados estão corretos e se são verídicos a partir dessa assinatura. Dessa forma, a gestão de DFE fica mais assertiva.

A nota fiscal eletrônica e a nota fiscal eletrônica ao consumidor são documentos que existem apenas digitalmente, ou seja, a emissão e o armazenamento são feitos em arquivos de computador em formato XML, em função do seu alto grau de portabilidade.

Como ficou a gestão após os ajustes do Confaz?

Se antes, o processo de conseguir uma NF-e por chave de acesso já demorava um bom tempo, hoje acaba sendo ainda mais complicado, principalmente para quem precisar consultar NF-e de terceiros, ou seja, no caso de uma empresa não ter acesso ao certificado digital do destinatário.

Muitos sites, antes dos ajustes Sinief 16/18 e 17/18, ofereciam a consulta de NF-e com chave de acesso e sem certificado digital. Porém como estes não funcionarão mais em 2019, as empresas ficam impossibilitadas de realizar a consulta de NF-es de terceiros, mesmo através da Sefaz.

Dessa forma, apenas um sistema integrado com as bases de dados da Sefaz e que ofereça a busca com um certificado digital é capaz de realizar esse serviço com segurança.

Não adianta usar um sistema de consulta de NF-e sem certificado digital. Ali estará apenas uma imagem que não serve para realizar a correta gestão dos Documentos Fiscais eletrônicos. Sem a validação da qualidade da informação, o arquivo XML vira apenas mais um documento. É preciso ter certeza de que o cliente entregou todas as notas corretas e se as informações contidas nas notas são reais, ou seja, se passaram por uma validação.

Ter uma boa gestão fiscal está aliado à uma boa organização de documentos fiscais. Esses DFes devem estar centralizados, com fácil acesso, de fácil análise e de forma segura. O uso do certificado digital e o armazenamento em nuvem conferem essa segurança.

Como resolver?

Para obter uma gestão de DFE totalmente estruturada é preciso ir além do básico: faz-se necessário inserir tecnologia que seja completa de verdade nos processos contábeis, e automatizá-los. Ter um sistema que apenas visualiza e armazena notas fiscais eletrônicas em nuvem se tornará um paliativo que não traz um diagnóstico total da sua gestão de DFE.

Normalmente, para se fazer o controle preciso das notas fiscais, é necessário baixar e analisar os arquivos XML por completo. Mas como você tem certeza de que todas aquelas informações das notas são exatamente as que foram registradas, e se não tem erros?

Sem esses dados, a apuração de impostos das notas fica comprometida e a gestão de DFE também. Nesse ponto, ter o controle total dessas informações e das finalidades com validação legal disso é o ideal. O sistema Auditto permite que você controle todos os detalhes, auxiliando no fechamento contábil dos seus clientes, com inteligência artificial de ponta.

O sistema automaticamente consulta as informações contidas nos arquivos XML de maneira direta, sem que o cliente ou a contabilidade precise entrar em portais dos órgãos competentes (Sefaz e Receita Federal, por exemplo) para verificar a veracidade da nota, proporcionando a validação da mesma. O Auditto já identifica esses pontos e mostra se todos os dados estão corretos, apontando as possíveis falhas já na entrada.

Contar com uma solução tecnológica baseada em inteligência digital como o sistema Auditto, que utiliza o certificado digital A1 ou A3 para realizar a consulta de todas as NFes emitidas contra o CNPJ, automaticamente direto da Sefaz, é o ideal para quem deseja obter a excelência em gestão de DFE.

Sem um sistema que seja completo, seu negócio não conseguirá atingir um nível de organização estratégica satisfatório para a gestão de documentos fiscais, podendo, inclusive, perder dinheiro sem saber.

É de forma preventiva que o Auditto age. Além da consulta de NF-e de forma automática em 2019, o Auditto também oferece a gestão de DFE em sua forma mais completa. O software não só realiza a consulta de NF-e, CT-e e NFS-e como também suporta o upload de outros tipos de documentos, oferecendo ainda a possibilidade de centralização de informações e alertas de inconsistências nas notas e outros documentos pelo exclusivo fluxo de validação.

De forma contínua, o sistema valida e revalida os dados dos arquivos XML cruzando as informações da base da Sefaz com a sua própria base de dados, acusando os pontos com inconformidade e que podem ser corrigidos a fim de uma gestão de DFE 100% eficaz.

Esse é o nosso “docflow”!

Sendo assim, o responsável pela contabilidade tem uma visão ampla de sua situação fiscal, desde os status dos documentos, até a integração dos dados presentes nos mesmos com o setor financeiro.

Com o Auditto, a consulta de NF-e é feita de maneira simplificada e a gestão de DFE é assertiva. Apenas fazendo o download de NF-e com a chave de acesso não é possível identificar Notas Frias e nem outros tipos de fraudes fiscais, que podem causar um imenso prejuízo para a empresa.

A consulta dos XML com o certificado digital – que também é fornecido pela Auditto – garante mais segurança para a empresa e a completa gestão de DFE. E é disso que você precisa!

Por Atracto