Auditoria interna: os robôs que mudam a sua empresa
Transparência. Essa palavra pode resumir bem o conceito e a importância de uma auditoria interna. O principal objetivo da auditoria interna é auxiliar a administração na gestão de riscos, o que não significa dizer que eles serão reduzidos a zero, mas sim a níveis aceitáveis.
Porém, para definirmos o que é aceitável ou não, é preciso ser honesto para manter o compliance e deixar a vida fiscal e tributária da empresa nos trilhos. Ter uma auditoria interna organizada e transparente é uma forma de garantir e comprovar que as coisas estão indo bem na organização, seja nos processos, nas finanças ou no planejamento estratégico.
Mas como fazer isso? Quais os problemas a serem sanados? Quais as ferramentas para isso? Acompanhe…
O aumento das fraudes
Em agosto de 2019 saiu no noticiário que uma fraude contábil “maior que as da Enron e WorldCom somadas” estaria oculta na General Electric, algo da ordem de US$ 38 bilhões (R$ 152,6 bilhões) nas operações de seguros e campos de petróleo. Isso fez as ações da GE despencarem mais de 15% de imediato com a acusação de fraude contábil, sem contar o dano à imagem da companhia.
Casos como esse e outros recentes relacionados à corrupção e fraudes em empresas brasileiras fez com que aumentasse a demanda por programas de compliance e de auditoria interna nas organizações, como uma tentativa de identificar as fragilidades existentes e aprimorar os processos internos.
E isso tem fundamento. De acordo com um artigo do portal Administradores, 77% das empresas sofrem fraudes de até um milhão de reais por ano e 90% dos funcionários admitem que cometeriam fraudes contra a empresa que trabalham se tivessem certeza que não seriam pegos.
Esses dados são alarmantes e não podem passar despercebidos. É aí que a realização de uma auditoria interna pode fazer a diferença na organização de uma empresa. Além de servir como instrumento para pegar os infratores e impedir que novos deslizes aconteçam, isso mostra logo de cara o comprometimento com a transparência.
É organização, mas não é “caça às bruxas”
O resultado de um bom processo de auditoria interna é a diminuição dos riscos, das fraudes e dos problemas gerenciais e operacionais da organização. É bom frisar que aqui o objetivo não é caçar culpados, mas sim buscar soluções imediatas para identificar os gargalos e estancar a sangria.
A auditoria interna é um instrumento amplo de controle para os gestores, um meio de identificação de que todos os processos internos e políticas definido pela companhia, assim como sistemas contábeis e de controle interno, estão sendo efetivamente seguidos. Até porque a ausência de controles adequados para empresas de estrutura complexa expõe o empreendimento a inúmeros riscos, erros frequentes e desperdícios.
Esse processo todo serve para colocar a casa no lugar. Imagine que na sua empresa nunca foi checado se os funcionários estavam realizando suas atividades seguindo as diretrizes da organização. Bem nesse momento, um acionista de fora resolve fazer uma visita à empresa e percebe que as coisas não estão exatamente como deveriam estar. Péssimo, não é mesmo?
Portanto, não é preciso esperar que um fator externo te mostre o que há de errado. A auditoria interna fará isso por você e você poderá arrumar tudo o que estiver “fora do lugar”.
Quer mais um exemplo de como isso é importante? Lembre-se que o governo do Estado de São Paulo regulamentou o programa Nos Conformes, o Programa de Estímulo à Conformidade Tributária, que prevê a segmentação dos contribuintes do ICMS por perfil de risco, classificando-os em formato de pirâmide para distinguir as diferentes categorias de contribuintes e oferecer um tratamento tributário adequado a cada uma delas.
Os critérios principais são obrigações pecuniárias tributárias vencidas e não pagas e aderência entre escrituração ou declarações e os documentos fiscais emitidos pelo contribuinte ou a ele destinados. Os níveis de classificação vão em ordem decrescente de conformidade: “A+”, “A”, “B”, “C”, “D”, “E” e “NC” (Não Classificado)
Em resumo, o Nos Conformes privilegia a orientação, o atendimento, a autorregularização, a conformidade, o controle, o aprimoramento dos trabalhos de fiscalização e a redução de litigiosidade, ofertando instrumentos que facilitarão o cumprimento voluntário dos compromissos tributários pelos contribuintes paulistas.
Agora, imagine que seu fornecedor não faça uma auditoria interna periódica e tenha obrigações vencidas e não pagas por uma desorganização dele. Só que ele cumpre todas as entregas e o produto que ele te vende é bom. Para o Fisco, isso não importa! A classificação do seu fornecedor estaria enquadrada no nível “D”. E com isso, se você continua comprando dele, sua nota no Nos Conformes também cai. Consegue entender como é importante fazer uma auditoria interna para manter o compliance, seja seu fornecedor ou mesmo a sua empresa?
Usando a auditoria externa
A necessidade das empresas manterem o compliance faz com que elas invistam em desenvolvimento tecnológico para aprimorar seus controles, reduzir custos, tornando mais competitivo os seus produtos. E em grandes empresas, isso significa que necessitam de um grande volume de recursos para registrar todos esses dados.
Nesse cenário, a auditoria externa ganha força por se tratar de uma operação mais impessoal. A aquisição de dados que podem revelar onde estão os gargalos se torna mais independente e com menos chance de serem influenciados do que em uma auditoria interna.
O auditor externo ou independente, de acordo com a sua opinião, consegue dar um parecer sobre as demonstrações contábeis detectados no curso normal de seu trabalho de auditoria. Porém, o auditor externo ou independente, de acordo com a sua forma contratual de atuar, costuma passar pouco tempo em suas visitas na empresa auditada.
Desta forma, para atender a necessidade da administração das empresas seria necessário um auditor mais permanente, que pudesse executar sua atividade com maior grau de profundidade, conhecendo melhor as diversas atividades da empresa que estão relacionadas com a contabilidade (controles internos, administração de estoques, administração de pessoal e administração dos processos, entre outros).
Até agora não vi onde entram os tais robôs nisso…
O auditor interno pode ser um funcionário da empresa, e dentro da organização ele não deve estar subordinado àqueles cujo trabalho examina. O auditor interno também não deve desenvolver atividades que possa vir um dia a examinar, para que não interfira em sua independência.
Como sabemos que isso é um tanto difícil de achar, existem ferramentas tecnológicas que podem auxiliar nesse processo. E isso é mais barato do que contratar uma auditoria externa.
E não é só fraude contábil do tamanho da GE, como mencionamos. Entregar um SPED em branco para não perder o prazo pode ser considerado como um tipo de fraude contábil. E são esses detalhes que, somados, escancaram os problemas contábeis e fiscais que só podem ser solucionados com uma auditoria interna.
O bom é que a Auditto consegue fazer isso. O sistema fiscal da Auditto tem robôs que detectam esses detalhes, seja um SPED em branco, seja uma nota fiscal não registrada, seja uma operação financeira complexa. Em contabilidade, mentir é tão grave quanto omitir.
Maquiar os dados de documentos e obrigações é algo grave perante os olhos do Fisco e facilmente detectável pelas ferramentas tecnológicas. Além disso, dessa forma, a empresa seguirá sem ter informações confiáveis para definir os rumos de negócios.
Pense que se o Fisco é capaz de perceber sem muita dificuldade, porque se arriscar? Nós temos robôs capazes de evitar esses erros, mesmo que sejam involuntários.
No caso de optar por uma auditoria interna, você tem a questão custo e a questão de aprendizado do negócio – com uma ferramenta digital como o Auditto você consegue traduzir esses dados de modo em que fique fácil para que uma pessoa mais leiga entenda o que está se passando no processo interno.
Você perde menos tempo em treinamento e consegue dados muito mais assertivos por causa dos robôs. É mais garantia de compliance e segurança perante o Fisco.
Porém, para se implementar uma auditoria interna efetiva, é preciso transparência e vontade de mudar. Nossos robôs estão aí para isso!
Se você quiser mudar, nossos robôs mudam sua empresa. Pense em começar com uma auditoria interna para ter um auxílio inicial para a administração da empresa, como uma forma de melhorar as práticas, as finanças, a conformidade dos processos etc. E para começar, comece direito. Comece com a Auditto!
(Colaboração: Celso Teixeira, gerente de Inside Sales)
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